Jak usprawnić działanie firmy transportowej? Wiele procesów można usprawnić, a nawet zautomatyzować. Aby to osiągnąć, często konieczne okazuje się wykorzystanie odpowiednich narzędzi i rozwiązań. Dzięki temu można sporo oszczędzić i zwiększyć zyski. Właśnie dlatego wiele firm korzysta z programów dla transportu, które pomagają im w codziennej pracy. Dowiedz się, czym jest program transportowy i jakie funkcje powinien mieć.
Co to program transportowy?
Program transportowy (inaczej: system zarządzania transportem; Transportation Management System — TMS) to narzędzie, które wspiera przewoźników i spedytorów w ich codziennej pracy. Pomaga im w planowaniu, optymalizacji i realizacji przewozu towarów. Oprogramowanie ma wiele funkcji usprawniających działania na każdym etapie procesu transportowego.
Organizacja transportu stanowi wyzwanie zarówno w niewielkich, kilkuosobowych firmach, jak i dużych korporacjach. Dlatego programy dla transportu znajdują zastosowanie niezależnie od wielkości czy obszaru działań przedsiębiorstwa. Jednak aby były przydatne, powinny być wyposażone w odpowiednie funkcjonalności.
Kluczowe funkcje programów transportowych
Tworzenie i zarządzanie dokumentacją
Ilość dokumentacji spisywanej w ramach procesu transportowego jest ogromna. Wykorzystanie oprogramowania ułatwia efektywne zarządzanie nią. Warto zwrócić uwagę na to, czy program dla transportu umożliwia utworzenie wszystkich niezbędnych nam dokumentów. Dlatego powinien oferować szeroki wybór. Niezwykle przydatny jest również system powiązań dokumentów, który ułatwia zarządzanie nią.
Planowanie transportów
Funkcja planowania transportu pozwala na zaplanowanie trasy i harmonogramu dla dostawy towarów. Może uwzględniać różne czynniki, takie jak koszty paliwa, przepisy drogowe, ograniczenia wagowe i wymiarów. Zapewnia również opcję bieżącego monitorowania postępu transportu. Dzięki temu o wiele łatwiej ustalić poszczególne etapy przewozu i reagować w razie nieprzewidzianych zdarzeń.
Obsługa finansów i płatności
Wykonanie usługi wiąże się z wystawieniem faktury i otrzymaniem zapłaty. Jeżeli korzystamy z podwykonawców, należy także zarejestrować wydatki. Tworzenie faktur na podstawie zakończonego przewozu jest dużo szybsze, kiedy system sam wypełnia dane. Dodatkowo programy dla transportu zapewniają także opcje kontrolowania terminów płatności czy weryfikacji ich dokonania. W ten sposób nie trzeba tego robić ręcznie.
Raporty i analizy
Systemy zarządzania transportem na podstawie wprowadzonych danych przygotowują automatycznie zestawienia i raporty. W ten sposób ocena rentowności przewozów lub nawet całkowitej działalności nie wymaga wielu godzin spędzonych przy Excelu. To prowadzi do lepszych decyzji biznesowych, a co za tym idzie także większych zysków i mniejszych kosztów.
Ważne cechy programu dla transportu
Przy wyborze odpowiedniego programu dla transportu weźmy pod uwagę nie tylko oferowane funkcjonalności i korzyści. Zweryfikujmy też, w jaki sposób nasze dane będą zabezpieczane, czyli np. co się stanie w razie awarii serwera, jak często są wykonywane kopie zapasowe.
Jeżeli korzystamy z innych narzędzi, warto zainteresować się oferowanymi integracjami. W ten sposób program transportowy będzie mógł przekazywać i odbierać dane z innych systemów, np. Poczty Polskiej czy GUS-u.
Zwróćmy również uwagę na liczbę materiałów instruktażowych. Warto przejrzeć bazę wiedzy programu dla transportu i sprawdzić, czy twórcy oprogramowania zadbali o to, aby użytkownicy mieli odpowiednie zasoby do korzystania z niego w efektywny sposób.
Każda firma transportowa jest inna. Twórcy programu dla transportu powinni to wiedzieć i zapewnić spore możliwości konfiguracji systemu. Dzięki temu system może jeszcze bardziej ułatwiać i usprawniać pracę przedsiębiorstwom z branży transportu.
